秘密基地

沒力、也沒重點的ppt簡報檔不敵一張餐巾紙

文＝吳家恆（遠流出版公司副總編輯）

很多人一定有同樣的經驗：開會時，有個很會用高科技產品的傢伙上台報告，費了好大的工夫才把投影機、電腦、螢幕架設好，陣仗看起來很嚇人。搭配口頭的報告，投影機秀出一張又一張ppt檔，各種新奇的特效都沒漏掉，看得底下的人目不暇給，報告完畢當然引起相當熱烈的掌聲。

但是熱鬧過後，冷靜一想，到底剛才的報告有何重點？沒有，一點重點也沒有，純粹只是一次漂亮的聲光秀，只是PowerPoint的功能demo而已。

PowerPoint真的是很厲害的簡報工具，圖像、文字、影片、聲音，都可以放在同一個檔案裡一次呈現。但是，PowerPoint最害人的地方，也就是在於功能太強，使用的人往往不用把要簡報的內容真正想清楚，也可以做出一個很眩的報告。

這種報告或許很有娛樂效果，但是對於問題的釐清、解決方案的提出，一點幫助也沒有。甚至，還浪費了一整個會議室的人的寶貴時間。

說來有點矛盾，要真正發揮PowerPoint的功能，最好的方法就是先把PowerPoint放下。只有回到最基本的when、what、where、how、why等問題，說清楚講明白，才有可能做出有外表、有內涵的presentation。

問題是，我怎麼知道自己把這幾個w弄清楚？很簡單，拿一支筆，把你想講的東西畫出來，如果能把你的想法畫清楚，百分之九十九就表示你已經想清楚。而且，你在這麼做的同時，也順便把後端的溝通平台也做好了。

以下是一個《餐巾紙的背後》作者提供的例子，他在Publishers Weekly上頭登了一篇「文章」，分析網路書店和實體書店的差異與優劣比較。整篇「文章」全是由圖所構成，一目瞭然地呈現兩者之間的差別。雖然失之簡陋，但我們不要忘記，「視覺化思考」最重要的是提供一個思考與解釋架構，按照作者的習慣，光是從這張圖，起碼可以講個兩三小時，但因為有了這些圖作為溝通的媒介，講的人不會講得丟三落四、七零八落，聽的人也很容易掌握重點，不會迷失在五里霧中呢。